Резюме
- Используйте процесс письма.
- Развивайте стиль.
- Оформляйте документы соответствующим образом.
- Держите инструменты для письма под рукой.
Хорошее письмо играет ключевую роль в успехе в бизнесе. Письменные материалы часто служат первоначальным контактом с потенциальными клиентами, а документы и ежедневная переписка составляют основу большинства деловых отношений. Небрежное письмо может помешать сделке. Поэтому независимо от того, считаете ли вы себя «словарным человеком» или боитесь прикасаться к клавиатуре, важно развивать прочные навыки письма.
Используйте процесс письма
Не ждите, что вы просто сядете и напечатаете идеальный документ. Хорошее письмо требует планирования.
- Сначала определите основную идею, которую вы хотите донести, и запишите ее в одном или двух предложениях.
- Разработайте план, который поддержит идею и ответит на все основные вопросы: кто, что, когда, где и почему. Контур составляет основу готового продукта. Без него ваш документ может быть бессвязным, в результате чего читатели упустят суть.
- Вы также можете попробовать создать ритуал, который поможет вам настроиться на «писание». Глубокое дыхание, взятие в руки специальной ручки или визуализация успешного готового продукта могут помочь.
Когда вы закончите писать документ, прочитайте его вслух. Если предложение или слово кажутся неуклюжими, исправьте их. Но вы не сможете достичь этой точки без предварительного использования этих дополнительных стратегий.
Разработайте стиль
Работайте над созданием простого и последовательного стиля, который вы сможете применять ко всем своим деловым письмам.
- Обратите пристальное внимание на каждую фразу, которую вы используете. Следите за ненужными словами. Например, вместо того, чтобы писать «Мы подтверждаем получение вашего письма», вы можете написать «Мы получили ваше письмо» или «Спасибо за отправку вашего письма».
- Не используйте бюрократические термины, «корпоративный разговор» или ненужные громкие слова. Например, вместо «оптимального» используйте «лучшее». Сведите к минимуму жаргон и аббревиатуры.
- Разбивайте длинные абзацы и сокращайте длинные или повторяющиеся предложения. Ленивое письмо может потерять читателей. Никто не хочет тратить 10 минут на перечитывание одного предложения, прежде чем понять его.
- Переходите сразу к делу в письмах, заметках и электронной почте.
- Используйте активный залог как можно чаще. Это поможет сделать ваше письмо кратким и заставит читателя двигаться по документу. Например, вместо того, чтобы писать «Предложения будут рассмотрены отборочной комиссией», следует написать: «Приемная комиссия рассмотрит предложения».
- Избегайте неуместного юмора. Если вам необходимо включить шутку или комментарий в электронное письмо, оставьте это на конец.
Правильно форматируйте документы
Отформатируйте документы так, чтобы их было легко читать и чтобы они соответствовали типу документа, с которым вы работаете.
- Для текста используйте шрифты с засечками, такие как Times New Roman. Их легче читать. (Засечки — это маленькие «хвостики» или завитушки на буквах.) Постарайтесь ограничить использование шрифтов без засечек, таких как Arial, заголовками или подписями.
- Оставьте поля неровными, а не выровненными.
- Делайте абзацы короткими, чтобы избежать пугающих блоков текста. Меняйте количество строк в абзаце, чтобы сделать документ более интересным для просмотра.
- Используйте маркированные списки и подзаголовки, чтобы облегчить понимание сложного материала и повысить его визуальную привлекательность.
- Если уместно, используйте графику, карты или другие средства, чтобы передать важную информацию, но не загромождайте документ.
- В электронных письмах удаляйте неуместные заголовки и оставляйте исходное сообщение, чтобы читатель мог поместить ваш ответ в контекст. Помните, что хотя электронные письма могут быть более неформальными, они все равно представляют собой деловую переписку. Обязательно включите приветствие и закончите вежливым жестом.
Держите инструменты для письма под рукой
Компьютерные программы проверки орфографии могут оказаться очень полезными, но не полагайтесь, что они уловят все ваши ошибки. Держите под рукой некоторые основные инструменты для письма.
- Купите хороший словарь и тезаурус.
- Используйте руководство по стилю, такое как Чикагское руководство по стилю или Книга стилей Ассошиэйтед Пресс для руководства. Руководство по стилю может содержать подсказки, например, какие слова писать с заглавной буквы, а когда сокращать. Спросите своих клиентов, есть ли у них предпочтения.
- Если возможно, попросите технического редактора просмотреть вашу работу.
Помните, что для того, чтобы хорошо писать, вам нужны терпение и практика. Чтение примеров хорошего письма — от романов до маркетинговых материалов — также может оказаться неоценимым для улучшения вашего письма.
Резюме
- Используйте процесс письма.
- Развивайте стиль.
- Оформляйте документы соответствующим образом.
- Держите инструменты для письма под рукой.
Хорошее письмо играет ключевую роль в успехе в бизнесе. Письменные материалы часто служат первоначальным контактом с потенциальными клиентами, а документы и ежедневная переписка составляют основу большинства деловых отношений. Небрежное письмо может помешать сделке. Поэтому независимо от того, считаете ли вы себя «словарным человеком» или боитесь прикасаться к клавиатуре, важно развивать прочные навыки письма.
Используйте процесс письма
Не ждите, что вы просто сядете и напечатаете идеальный документ. Хорошее письмо требует планирования.
- Сначала определите основную идею, которую вы хотите донести, и запишите ее в одном или двух предложениях.
- Разработайте план, который поддержит идею и ответит на все основные вопросы: кто, что, когда, где и почему. Контур составляет основу готового продукта. Без него ваш документ может быть бессвязным, в результате чего читатели упустят суть.
- Вы также можете попробовать создать ритуал, который поможет вам настроиться на «писание». Глубокое дыхание, взятие в руки специальной ручки или визуализация успешного готового продукта могут помочь.
Когда вы закончите писать документ, прочитайте его вслух. Если предложение или слово кажутся неуклюжими, исправьте их. Но вы не сможете достичь этой точки без предварительного использования этих дополнительных стратегий.
Разработайте стиль
Работайте над созданием простого и последовательного стиля, который вы сможете применять ко всем своим деловым письмам.
- Обратите пристальное внимание на каждую фразу, которую вы используете. Следите за ненужными словами. Например, вместо того, чтобы писать «Мы подтверждаем получение вашего письма», вы можете написать «Мы получили ваше письмо» или «Спасибо за отправку вашего письма».
- Не используйте бюрократические термины, «корпоративный разговор» или ненужные громкие слова. Например, вместо «оптимального» используйте «лучшее». Сведите к минимуму жаргон и аббревиатуры.
- Разбивайте длинные абзацы и сокращайте длинные или повторяющиеся предложения. Ленивое письмо может потерять читателей. Никто не хочет тратить 10 минут на перечитывание одного предложения, прежде чем понять его.
- Переходите сразу к делу в письмах, заметках и электронной почте.
- Используйте активный залог как можно чаще. Это поможет сделать ваше письмо кратким и заставит читателя двигаться по документу. Например, вместо того, чтобы писать «Предложения будут рассмотрены отборочной комиссией», следует написать: «Приемная комиссия рассмотрит предложения».
- Избегайте неуместного юмора. Если вам необходимо включить шутку или комментарий в электронное письмо, оставьте это на конец.
Правильно форматируйте документы
Отформатируйте документы так, чтобы их было легко читать и чтобы они соответствовали типу документа, с которым вы работаете.
- Для текста используйте шрифты с засечками, такие как Times New Roman. Их легче читать. (Засечки — это маленькие «хвостики» или завитушки на буквах.) Постарайтесь ограничить использование шрифтов без засечек, таких как Arial, заголовками или подписями.
- Оставьте поля неровными, а не выровненными.
- Делайте абзацы короткими, чтобы избежать пугающих блоков текста. Меняйте количество строк в абзаце, чтобы сделать документ более интересным для просмотра.
- Используйте маркированные списки и подзаголовки, чтобы облегчить понимание сложного материала и повысить его визуальную привлекательность.
- Если уместно, используйте графику, карты или другие средства, чтобы передать важную информацию, но не загромождайте документ.
- В электронных письмах удаляйте неуместные заголовки и оставляйте исходное сообщение, чтобы читатель мог поместить ваш ответ в контекст. Помните, что хотя электронные письма могут быть более неформальными, они все равно представляют собой деловую переписку. Обязательно включите приветствие и закончите вежливым жестом.
Держите инструменты для письма под рукой
Компьютерные программы проверки орфографии могут оказаться очень полезными, но не полагайтесь, что они уловят все ваши ошибки. Держите под рукой некоторые основные инструменты для письма.
- Купите хороший словарь и тезаурус.
- Используйте руководство по стилю, такое как Чикагское руководство по стилю или Книга стилей Ассошиэйтед Пресс для руководства. Руководство по стилю может содержать подсказки, например, какие слова писать с заглавной буквы, а когда сокращать. Спросите своих клиентов, есть ли у них предпочтения.
- Если возможно, попросите технического редактора просмотреть вашу работу.
Помните, что для того, чтобы хорошо писать, вам нужны терпение и практика. Чтение примеров хорошего письма — от романов до маркетинговых материалов — также может оказаться неоценимым для улучшения вашего письма.
Резюме
- Используйте процесс письма.
- Развивайте стиль.
- Оформляйте документы соответствующим образом.
- Держите инструменты для письма под рукой.
Хорошее письмо играет ключевую роль в успехе в бизнесе. Письменные материалы часто служат первоначальным контактом с потенциальными клиентами, а документы и ежедневная переписка составляют основу большинства деловых отношений. Небрежное письмо может помешать сделке. Поэтому независимо от того, считаете ли вы себя «словарным человеком» или боитесь прикасаться к клавиатуре, важно развивать прочные навыки письма.
Используйте процесс письма
Не ждите, что вы просто сядете и напечатаете идеальный документ. Хорошее письмо требует планирования.
- Сначала определите основную идею, которую вы хотите донести, и запишите ее в одном или двух предложениях.
- Разработайте план, который поддержит идею и ответит на все основные вопросы: кто, что, когда, где и почему. Контур составляет основу готового продукта. Без него ваш документ может быть бессвязным, в результате чего читатели упустят суть.
- Вы также можете попробовать создать ритуал, который поможет вам настроиться на «писание». Глубокое дыхание, взятие в руки специальной ручки или визуализация успешного готового продукта могут помочь.
Когда вы закончите писать документ, прочитайте его вслух. Если предложение или слово кажутся неуклюжими, исправьте их. Но вы не сможете достичь этой точки без предварительного использования этих дополнительных стратегий.
Разработайте стиль
Работайте над созданием простого и последовательного стиля, который вы сможете применять ко всем своим деловым письмам.
- Обратите пристальное внимание на каждую фразу, которую вы используете. Следите за ненужными словами. Например, вместо того, чтобы писать «Мы подтверждаем получение вашего письма», вы можете написать «Мы получили ваше письмо» или «Спасибо за отправку вашего письма».
- Не используйте бюрократические термины, «корпоративный разговор» или ненужные громкие слова. Например, вместо «оптимального» используйте «лучшее». Сведите к минимуму жаргон и аббревиатуры.
- Разбивайте длинные абзацы и сокращайте длинные или повторяющиеся предложения. Ленивое письмо может потерять читателей. Никто не хочет тратить 10 минут на перечитывание одного предложения, прежде чем понять его.
- Переходите сразу к делу в письмах, заметках и электронной почте.
- Используйте активный залог как можно чаще. Это поможет сделать ваше письмо кратким и заставит читателя двигаться по документу. Например, вместо того, чтобы писать «Предложения будут рассмотрены отборочной комиссией», следует написать: «Приемная комиссия рассмотрит предложения».
- Избегайте неуместного юмора. Если вам необходимо включить шутку или комментарий в электронное письмо, оставьте это на конец.
Правильно форматируйте документы
Отформатируйте документы так, чтобы их было легко читать и чтобы они соответствовали типу документа, с которым вы работаете.
- Для текста используйте шрифты с засечками, такие как Times New Roman. Их легче читать. (Засечки — это маленькие «хвостики» или завитушки на буквах.) Постарайтесь ограничить использование шрифтов без засечек, таких как Arial, заголовками или подписями.
- Оставьте поля неровными, а не выровненными.
- Делайте абзацы короткими, чтобы избежать пугающих блоков текста. Меняйте количество строк в абзаце, чтобы сделать документ более интересным для просмотра.
- Используйте маркированные списки и подзаголовки, чтобы облегчить понимание сложного материала и повысить его визуальную привлекательность.
- Если уместно, используйте графику, карты или другие средства, чтобы передать важную информацию, но не загромождайте документ.
- В электронных письмах удаляйте неуместные заголовки и оставляйте исходное сообщение, чтобы читатель мог поместить ваш ответ в контекст. Помните, что хотя электронные письма могут быть более неформальными, они все равно представляют собой деловую переписку. Обязательно включите приветствие и закончите вежливым жестом.
Держите инструменты для письма под рукой
Компьютерные программы проверки орфографии могут оказаться очень полезными, но не полагайтесь, что они уловят все ваши ошибки. Держите под рукой некоторые основные инструменты для письма.
- Купите хороший словарь и тезаурус.
- Используйте руководство по стилю, такое как Чикагское руководство по стилю или Книга стилей Ассошиэйтед Пресс для руководства. Руководство по стилю может содержать подсказки, например, какие слова писать с заглавной буквы, а когда сокращать. Спросите своих клиентов, есть ли у них предпочтения.
- Если возможно, попросите технического редактора просмотреть вашу работу.
Помните, что для того, чтобы хорошо писать, вам нужны терпение и практика. Чтение примеров хорошего письма — от романов до маркетинговых материалов — также может оказаться неоценимым для улучшения вашего письма.